Si les clubs sportifs trouvent facilement des bénévoles pour des actions ponctuelles, dès lors que la manifestation prend de l’ampleur la gestion d’un groupe de plus de 50 personnes pose quelques problèmes d’organisation et de communication.

Marie-Laure Bioteau, de l’ASPTT Angers Triathlon dont nous avons déjà parlé, a transposé sa méthode et son expérience dans un site internet dédié à ce sujet. Si nous évoquons aujourd’hui cette nouveauté, c’est qu’elle apporte un réel gain de temps, des économies et une simplification du travail de coordination.

Tout d’abord, ce n’est pas un outil pour trouver des bénévoles, ni une bourse aux bénévoles. C’est bien pensé et ça fait appel à des principes éprouvés qui participent à la fidélisation des bénévoles.

La genèse du site internet

Qu’est-ce qui vous a poussé à créer cet outil ?

MLB : En tant que responsable des bénévoles du triathlon, j’ai mis en place une base de donnée permettant de varier les affectations des bénévoles, tout en vérifiant les cohérences. Depuis quelques années, pour gérer les désistements de dernière minute et favoriser une certaine émulation, les états des affectations par pôle et par personne étaient accessibles sur un espace partagé. Ce modèle fonctionnait plutôt bien et je l’ai mis à disposition pour d’autres manifestations (Telethon, Aviron, Danse, Festival). Mais je me suis heurtée aux limites techniques d’un tableur qui rendent le modèle fragile et dépendant d’une personne qui maîtrise suffisamment les fonctionnalités d’Excel. J’avais conscience que le besoin était réel, mais je n’avais pas les compétences techniques pour aller plus loin.

Le résultat du sondage « Sans bénévole pourriez vous… » lancé fin 2017 m’a conforté dans l’idée que nous étions nombreux à avoir la même problématique de gestion des bénévoles.

C’est un énorme travail que de créer un site …

Oui, rien n’aurait été possible sans la rencontre avec Philippe Champagne, concepteur de Vorg et Jean Paul Mauboussin, qui a travaillé sur le design et le visuel : Grace à leurs compétences, ils ont réalisé ce dont je rêvais depuis quelques temps… mais en bien mieux ! Vorg est né au printemps dernier.  Nous l’avons testé pour la première fois sur le triathlon d’Angers pour gérer nos 280 bénévoles. Les retours, aussi bien de la part des bénévoles utilisateurs que de la part de l’organisation, sont très positifs

Qu’est-ce que cette application va me faire gagner sur mon organisation ?

MLB : De l’enquête, nous avons compris que comme nous, des associations dépensent une belle somme pour attirer et fidéliser le bénévole. Même si cet investissement est en réalité peu valorisé par les manifestations. Notre idée de départ était de valoriser cette dépense, la transformer en investissement. Avec le site internet, le gain de temps pour l’organisateur se transforme assez vite en économies.

Nous sommes convaincus qu’un investissement permettant une prise en charge « PRO » du bénévole a du sens. Avec par exemple son badge, un information et une communication individualisée. Avant le cadeau ou la convivialité, la qualité de l’organisation est un élément également très important pour la fidélisation d’un bénévole. Un bénévole bien accompagné est un bénévole souriant, qui a un impact direct sur l’image de la manifestation. Vorg va dans le sens du professionnalisme. Il permet par exemple de gérer les bénévoles en multi postes., alors que sur la plupart des manifestations sportives, ils occupent le même poste toute la journée. Occuper deux missions différentes dans la journée, C’est plus varié et plus motivant pour eux. Et ça apporte plus de souplesse à l’organisateur.

Est-ce que c’est interactif ?

MLB : Oui, le bénévole indique ses disponibilités et ce qu’il aimerait faire, mais c’est l’administrateur qui distribue et qui filtre les affectations.  En cas de changement de plage de bénévolat, l’organisateur est informé par mail des changements du bénévole.

Chaque bénévole voit en temps réel, sur son espace bénévole, le ou les postes occupés, et les consignes liées à ses affectations. il y découvre aussi son référent, tous les coordonnées utiles, et peut aussi voir qui sera avec lui. Il peut accéder à son espace via son PC, mais également de son smartphone.

Un accessoire à (presque) tout faire

Je remarque que les trois créateurs arborent un tour de cou qui comporte des informations. C’est en fait un démonstrateur de ce que produit l’application.

Les organisateurs expérimentés savent qu’il faut guider le bénévole et lui donner ce dont il a besoin pour réussir sa mission. Le tour de cou abrite un feuillet à quatre volets qui comporte des éléments essentiels comme les lieux et les heures où le bénévole est attendu, les coordonnées du référent des différentes tâches, et d’autres informations utiles à l’organisation.

MLB : Le papier est rassurant. Et c’est plus pratique pour checker une prise de fourniture ou vérifier un accès sécurisé. On pensait que ça allait prendre un temps fou pour imprimer les 300 feuilles de l’organisation du triathlon, en fait ça va beaucoup plus vite qu’avant. Avec le système Excel, à chaque modification je devais réimprimer tout ou partie des tableaux des bénévoles.  Maintenant il suffit d’imprimer le tout une seule fois.

Et pour ce qui est de la sécurité de l’application ?

PC : On s’est directement mis au standard RGPD. On ne collecte que les informations personnelles réellement indispensables à l’organisation. Et c’est un vrai confort dans le sens où il n’a pas de risque de perdre les infos des bénévoles

Le site internet Vorg.fr est mis en ligne depuis ce mois de septembre. Déjà des associations l’utilisent de façon autonome. Les retours seront intéressants. En tant qu’organisateur, j’apprécie l’outil dans lequel toutes les fonctionnalités sont intégrées. Mais surtout, il a été conçu par une organisatrice bénévole. Ici le code est au service de la fonction et pas l’inverse.

Thierry Nauleau

le site de l’application >> vorg.fr

Contact : vorg@vorg.fr

Crédit-photo : Thierry Sourbier

Faciliter la gestion des bénévoles sur les manifestations
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