Le formulaire cerfa pour justifier de l'abandon de demande de rembousement de frais de vos bénévoles

Voici un excellent moyen de fidéliser vos bénévoles. La réduction d'impôt au titre des dons aux œuvres ne coûte en effet que le temps passé à remplir les formulaires. Pour vos bénévoles, l'économie d'impôt réalisée peut atteindre 66 % des frais engagés, dans la limite de 20% du revenu imposable.

Les frais de déplacement entrent dans ce dispositif.

Nouveau >> Le formulaire cerfa 11580*03 pour la justification fiscale des frais de déplacement des bénévoles.

Les barèmes forfaitaires pour la déclaration de revenus de l'année 2011 sont :

- pour les automobiles : 0,304 euros du kilomètre
- pour les motos, vélomoteurs ou scooters : 0,118 euros du kilomètre

Source Bulletin Officiel des Impôts 5 B-11-12 du 13 mars 2012.

Le principe

Pour bénéficier d'une réduction d'impôt, les bénévoles doivent justifier d'une activité attestée par les documents officiels du club. De plus il doivent renoncer de façon explicite à toute forme de remboursement.

La réduction d'impôt est subordonnée à la condition que les contribuables joignent les pièces justificatives à leur déclaration de revenus. Exception faite des contribuables qui transmettent leur déclaration par Internet, à la seule condition que soient indiqués sur cette déclaration, l'identité de chaque organisme bénéficiaire et le montant des versements effectués ou des frais engagés.

Le formulaire cerfa 11580*03 a été publié au Journal Officiel du 28 juin 2008. Il vous facilitera la prise en compte de votre réduction d'impôt.

La procédure

Vous êtes dirigeant de club

Vous êtes bénévole

Vous êtes dirigeant de club

Si vous connaissez le montant des frais engagés individuellement par vos bénévoles, leur activité effective ainsi que la distance qu'ils ont parcourue, vous pouvez leur adresser directement le justificatif fiscal (formulaire CERFA 11580*03). Ceci à la condition expresse qu'ils renoncent à toute forme de remboursement.

Vous devez vous baser sur les documents officiels qui permettront de justifier d'une activité entrant strictement dans le cadre de l'objet social de l'association. Pour éviter les abus, il est recommandé d'avoir une décision du bureau ou du conseil d'administration sur la nature des activités concernées par la délivrance du justificatif fiscal.

Si vous ne connaissez pas le montant des frais engagés individuellement, vous pouvez alors faire un courrier aux bénévoles concernés, pour leur proposer le justificatif. Vous leur demanderez une liste détaillée des frais ou kilomètres parcourus pour assurer le bon fonctionnement de votre association. Cette liste comprendra au minimum, la date, le motif, le montant des frais engagés ou la distance parcourue. Elle sera accompagnée d'une attestation par laquelle le bénévole renonce expressément au remboursement de ses frais.

L'évaluation des frais d'automobile ou de deux roues (vélomoteur, scooter ou moto), dont les bénévoles sont personnellement propriétaires, peut alors se calculer sur la base de 0,304 € par kilomètre pour les voitures et 0,118 € par kilomètre pour les deux roues.

Un exemple d'attestation à adresser à vos bénévoles.

Une fois que vous aurez reçu les demandes motivées de justificatif fiscal de la part de vos bénévoles, il vous reste à remplir le formulaire cerfa 11580*03 et à leur retourner.

Important : Les contribuables qui transmettent leur déclaration par Internet, sont dispensés de l'envoi des justificatifs. Cependant le service des impôts pourra les leur demander. Vous devez donc leur délivrer ce justificatif.

La date limite de dépôt des déclarations de revenus : en attente.

Pensez à adresser les justificatifs bien avant ces dates.

Vous êtes bénévole

Si votre association délivre déjà ce type de justificatif fiscal, il vous suffit de faire une demande écrite au trésorier. Votre lettre devra comporter la mention explicite de votre abandon de droits à remboursements ainsi qu'une liste détaillée des frais ou kilomètres parcourus pour assurer le bon fonctionnement de votre association. Cette liste comprendra au minimum, la date, le motif, le montant des frais engagés ou la distance parcourue.

Vous pouvez vous inspirer du modèle d'attestation conseillé.

Une fois que votre association vous a retourné le justificatif fiscal, vous reportez le montant de la somme dans la case 7UF de votre déclaration de revenus 2011 (Dons aux autres œuvres). N'oubliez pas de joindre le justificatif.

Important : Si vous déclarez vos revenus par Internet, vous êtes dispensé de l'envoi des justificatifs. Attention, le service des impôts pourra vous les demander. Vous devez donc conserver le justificatif fiscal émis par votre association.