Ça y est. Nous pouvons enfin reprendre nos activités !  Pour beaucoup de clubs, cette reprise entre en télescopage avec les inscriptions de la nouvelle saison et l’envie d’organiser très vite une manifestation pour faire rentrer de l’argent. Comment prendre la bonne décision ? Est-il possible de tout faire ? Comment anticiper concrètement sans avoir l’impression de travailler pour rien ?

Rattraper le temps perdu ?

Depuis le 9 juin, les compétitions ont pu reprendre dans les championnats qui n’avaient pas été arrêtés. Dans quelques clubs, l’envie de repartir fait parfois oublier que l’organisation n’est plus tout à fait rodée. Entre les bénévoles démotivés et ceux qui voudraient reprendre « comme avant », il n’est pas simple de remettre sur pied une organisation opérationnelle.

Peut-on vraiment tout faire « à la foi » ?

Il n’est pas rare que tout repose sur les épaules de quelques-uns. Même si la foi transporte les montagnes, cette belle énergie est souvent gâchée par le peu de résultats obtenus.

Ce que nous observons déjà dans quelques cas : des bénévoles sursollicités après une longue interruption, à un moment de l’année où l’on est habituellement dans une ambiance de fin de saison.

Demander trop, trop tôt, décourage les bénévoles

Autrement dit, à vouloir rattraper le temps perdu, on demande un surcroit d’activité ponctuel à un très mauvais moment. La conséquence est que cela décourage les bénévoles, qui ne répondent pas présents sur un certain nombre d’événements sportifs.

C’est moins net pour ceux qui sont en charge des inscriptions. Pourtant, l’efficacité d’un club est une alchimie qui dépend du nombre de personnes actives et de la qualité des échanges entre ces personnes. Les bénévoles découragés aujourd’hui feront-ils défaut demain ? Qui fera le travail à leur place ? Quelles sont les conséquences de l’absence de quelques-uns sur l’ensemble de l’équipe bénévole ?

La cause est le plus souvent due à un décalage entre un excès de confiance initial de certains dirigeants : « ça va le faire », et l’envie des bénévoles qui devront réaliser l’action.

Cet excès de confiance fait que l’on occulte une part de la réalité d’une situation. L’absence ou le défaut de regard critique amène à négliger des signaux d’alarme.

Quels sont ces signaux d’alarme ?

Du point de vue de la réalisation d’un projet, il existe une relation entre le temps disponible, les moyens consacrés et les résultats obtenus. Une diminution significative de l’un de ces trois paramètres aura des conséquences sur les deux autres.

Autrement dit, démarrer une action avec un temps contraint revient donc à partir avec un handicap, à moins de bénéficier des moyens en conséquence. Dans notre exemple, ce sont les bénévoles qui font défaut. Le résultat en sera donc affecté. C’est une première façon de faire un choix.

Pourquoi prendre le temps d’anticiper ?

Gagner du temps

Une crise présente toujours un caractère soudain. Ses effets seront d’autant plus durables que la structure n’y aura pas été préparée.

Moins la structure aura anticipé, plus longs seront les effets de la crise.

Certains gros clubs, ou les clubs professionnels, sont organisés de façon à réunir une cellule de crise. La réactivité est un facteur déterminant dans la sortie de crise. Cependant, elle suppose que l’événement se soit produit pour apporter une action correctrice.

L’anticipation permet de prendre des décisions en amont de l’événement, ce qui vous permet de gagner du temps.

Prendre le temps d’évaluer à froid une situation, de simuler une organisation, vous permet de réfléchir sans la pression des événements. Lez choix seront plus justes pour vous et votre équipe.

Économiser de l’argent

Les situations d’urgence sont toujours génératrices de surcoûts. Ces coûts peuvent être matériels. Dans le cas d’une association, il faut aussi inclure les coûts humains, les bénévoles. Après des mois d’efforts et de situations compliquées, êtes-vous sûr de disposer des bénévoles nécessaires pour réaliser toutes les actions envisagées ?

Dans la période actuelle, prenez le temps d’évaluer quelles doivent être les actions à privilégier.  Raisonnez en incluant les trois facteurs majeurs de réalisation d’un projet : le temps, les moyens et les résultats attendus.

Quelle méthode pour anticiper ?

La première règle est qu’il faut travailler en équipe ! Réunissez de temps à autre les personnes qui sont en charge des actions clés que vous voulez étudier. Deux raisons à cela : d’une part vous avez besoin de la connaissance des processus de réalisation, et d’autre part, vous avez besoin de vous assurer de leur motivation, de leur envie de travailler pour le club.

Les inclure dans une démarche d’amélioration ou d’anticipation est valorisant pour eux. C’est reconnaitre leur travail, leurs compétences et leur importance pour le fonctionnement du club.

Ensuite évoquez avec vos équipes les principaux risques auxquelles peuvent être confronté l’association. Cela peut aller d’un « simple » crash d’ordinateur, au risque d’incendie ou au décès d’un pratiquant en action de jeu.

Pour revenir au sujet de cet article, vous pouvez aussi réunir les équipes bénévoles lorsque vous devez faire des choix entre plusieurs événements, ou lorsque ceux-ci se télescopent.

Quelques sujets à anticiper …

• La disponibilité des bénévoles pour l’ensemble de la saison à venir

• Ne pas disposer de tous les éducateurs requis pour la prochaine saison

• Une baisse significative des recettes des cotisations

• Le recrutement d’une nouvelle génération de bénévoles

• La pérennisation économique de l’emploi sportif dans un contexte de crise

Et tous les sujets qui peuvent impacter de façon significative le fonctionnement de votre association.

Thierry Nauleau