Comment parvenir à ce que tout soit prêt le jour J ? Comment gérer les bénévoles, les fournisseurs, les invités et tout ce qui vient de l’extérieur ?

Il n’y a pas de secret, il faut planifier vos actions et travailler sans relâche. La planification vous permet d’avoir une vue exhaustive des actions à entreprendre. Pour chaque action, indiquez son échéance et les personnes ressources qui en sont chargées. Ce sont les principes de base de la gestion de projet.

Ensuite, faut-il avoir une équipe réduite en qui l’on a confiance ou peut-on partager les tâches à l’infini ? Et bien il y a autant de réponses possibles qu’il y a de projets. Selon son parcours, chaque personne, chaque organisateur aura sa vision de l’organisation mais nous pouvons dégager quelques recettes qui facilitent le succès d’une opération.

Il faut une organisation hiérarchisée mais avec le minimum de niveaux hiérarchiques possible.

Il faut un responsable général, aux yeux des bénévoles comme pour les partenaires externes. A l’image du président, dans le cadre d’une organisation purement bénévole, il n’a pas vocation à faire le travail mais à être le chef d’orchestre, qui s’assure que tout se déroule correctement et cherche à aplanir les difficultés.

Ensuite il faut des responsables par nature de tâche qui savent parfaitement comment on réalise et comment on organise le travail. Ce sont les hommes clé d’un projet et leur mission principale doit être d’accompagner les nouveaux bénévoles, leur expliquer comment réaliser ce que l’on attend d’eux.  Si vos bénévoles sont rodés et connaissent parfaitement leur affaire, le niveau hiérarchique du responsable d’équipe ne se justifie pas.

Et enfin il vous faut une armée de bénévoles. Plus vous fractionnez les tâches, plus il sera facile de trouver du monde. Il y a un équilibre à trouver entre la technicité de la tâche et le nombre de personnes investies.

Dans une organisation qui mêle des bénévoles et des professionnels, les limites d’intervention et de responsabilités, les niveaux de décisions doivent être clairement définis.
Faites appel aux professionnels dès lors que vous avez besoin de tenir un délai ou que le niveau d’exigence et de qualité est élevé.

L’anticipation. Même nouvelle ou innovante, une manifestation n’est très souvent que l’adaptation de quelque chose qui s’est fait avant, ailleurs ou pour un public différent. Prenez un maximum d’information avant de lancer l’affaire. Parlez du projet autour de vous, vous préparez ainsi les esprits et vous vous faciliterez la recherche de main d’œuvre et de financement. Soyez en veille constante sur les sujets qui touche à votre projet, c’est le meilleur moyen de ne pas être dépassé ou démodé au moment où votre idée se concrétise.

Il faut de l’argent pour réussir ! Ce n’est pas une règle d’or mais sans un minimum d’apport, vous perdrez beaucoup de temps à réunir les moyens nécessaires à la mise en œuvre du projet. Veillez donc à ce que l’association, ou les principaux partenaires disposent de fonds propres qui apportent une garantie de réalisation. Dans le même ordre d’idée, assurez-vous de leur motivation pour ce projet. La défection de l’un d’eux peut mettre en danger toute l’organisation si bien préparée soit-elle.

Enfin il vous faudra lancer toutes vos forces dans la bataille dès le début. Plusieurs raisons à cela :

• La motivation des bénévoles est toujours plus forte au début d’une aventure. Vous n’aurez pas de difficulté à exiger beaucoup de leur part.
• Le temps perdu ne se rattrape jamais. Pour éviter des nuits blanches, soyez tortue plutôt que lièvre.
• Vous vous laissez des possibilités de correction si le déroulement des événements ou la qualité de réalisation n’est pas au rendez-vous.

L’organisation devra être pensée en conséquence. Mettez les moyens nécessaires à la recherche de financement et à la communication (voir l’ordre des priorités), car ce sont les priorités d’un projet innovant tout autant qu’ils peuvent en devenir les principaux facteurs de risque.