Le temps est une denrée rare pour le bénévole. Plus vous limiterez le nombre et la durée des réunions, plus vos bénévoles seront efficaces.

La réussite de votre réunion tien à sa préparation

Si votre réunion est bien préparée, les participants n’auront pas à se demander ce qu’ils sont venus y faire. Et ils seront plus efficaces entre deux réunions.

Définir l’objectif de la réunion

Il y a trois façons principales de répondre à cette question :

• Pourquoi organiser cette réunion ?
• A quoi la réunion doit permettre d’aboutir ?
• Que devons-nous décider ?

Mentionnez cette réponse dans votre convocation. Ainsi les participants comprendront mieux son importance.

Qui doit y participer ?

• Indiquez les noms ou les fonctions des personnes dont vous estimez que la présence est nécessaire pour parvenir à l’objectif de votre réunion.
• N’invitez que celles-ci.
• Évitez d’inviter les personnes « non constructives ».

L’ordre du jour

Si les participants viennent de loin, ils ne se déplaceront que si le contenu de la réunion en vaut la peine, et s’ils sont concernés. Faites des réunions par thèmes cohérents.

Décrire les thèmes par écrit vous permet de visualiser si tous les participants sont requis pour l’ensemble des thèmes.

A chaque thème, ajoutez une précision qui en décrit l’enjeu (dire ce qui est important et pourquoi c’est important).

Exemple : Nous devons trouver une nouvelle organisation pour la commission sportive. Si nous voulons confirmer notre maintient à ce niveau sportif, nous devrons augmenter nos volumes d’entrainement de 20%. Cela nous oblige à revoir notre organisation.

Limitez-vous à 3 thèmes maximum, et à 3 heures maximum.

Avez-vous préparé votre sujet ?

Sans allez jusqu’à faire une présentation, vous devez disposer de toutes les informations pour que chacun ait les informations qui lui permette de prendre une décision.

• Avez-vous préparé votre sujet ?
• Disposez-vous des données d’information ? de référence ou de réflexion ?
• Êtes-vous capable de faire un résumé oral des buts de la réunion ?
• Avez-vous prévu les photocopies d’information, ou mieux adressé les éléments par e mail auparavant ?
• Avez-vous pris le temps de bien rédiger (et de relire) votre convocation ?

Soignez la convocation

• Indiquez l’objectif de la réunion et son enjeu.
• L’ordre du jour
• Indiquez les noms des personnes invitées
• La date, l’heure et le lieu de la réunion
• Indiquez la durée de la réunion. Point important, si vous respectez la durée annoncée, vous mettrez vos participants en confiance. C’est crucial pour leur motivation et leur efficacité.
• Précisez si les personnes doivent apporter quelque chose.
• Le nom et le numéro de téléphone de l’organisateur.
• Et un message simple d’encouragement ou de convivialité

Envoyez des informations préliminaires aux participants

Informer les participants avant la réunion, de façon à ce qu’ils se voient uniquement pour éclaircir les points d’ombre et prendre des décisions.

Cela vous obligera à préparer et à maitriser vos sujets.

Quand organiser la réunion ?

Les applications de type Doodle ont grandement facilité le choix d’une date de réunion.

Le recours à ce type d’outil de questionnement doit être systématique.

Tous ces conseils sont également applicables pour les réunions en ligne, type Skype.

Où allons-nous nous réunir ?

Les conditions de confort vont influencer l’activité des participants.

• La salle peut-elle accueillir tout le monde ?
• Y-a-t-il un parking suffisamment grand ?
• La salle est-elle réservée ?

Ne négligez pas la logistique

• Êtes-vous sûr qu’il y aura suffisamment de tables, de chaises, un tableau, l’accès Internet par Wifi, un projecteur ?
• A minima de l’eau pour tous.

Assurez la convivialité lors de la réunion

Les réunions sont toujours plus détendues avec quelques friandises et boissons fraiches.

Dans les meilleurs des cas, chaque participant apporte ce qu’il peut, salé ou sucré.

Alors, y-en a-t-il parmi vous qui se reconnaissent ?