Voilà un sujet sensible pour un certain nombre d’associations. Et de constater que tout existe en la matière, avec parfois des excès dû à la méconnaissance de la loi. Voici donc quelques rappels utiles en ce début d’année qui nous rapproche de la période des déclarations de revenus.

Sur le principe il est possible de rembourser les frais de déplacement à un bénévole, et plus largement toute dépense engagée pour le bon fonctionnement de l’association, à condition que cela soit vérifiable et que cela corresponde effectivement à un besoin.

Par exemple, le remboursement des frais de déplacement à un entraineur est possible mais il ne doit pas être forfaitaire et correspondre à des déplacements réels. Concrètement :

Attention à la requalification en complément de salaire

Sachez que le barème indicatif donné par les services fiscaux n’est pas une obligation. Vous pouvez tout à fait choisir votre propre barème, à la condition qu’il soit inférieur au barème fiscal. Dans le cas contraire les sommes perçues seront considérées comme des compléments de salaires et l’URSSAF est en droit de vous réclamer les charges sociales dues à ce titre.

Pour la même raison, nous déconseillons formellement de procéder à un défraiement forfaitaire, qu’il soit journalier, hebdomadaire ou mensuel. Vous ne pourrez prouver qu’il s’agit effectivement de frais réels et le risque est réel et sérieux de vous voir réclamer le paiement des charges sociales correspondantes.

Le remboursement est parfois un élément de motivation

En période de difficultés économiques, le remboursement des frais aux bénévoles est un élément qu’il ne faut pas négliger. L’implication des personnes n’est jamais représentative de leurs revenus mais de la passion au service de la cause. Pour des personnes à faible revenu, l’engagement au service de la cause peut devenir économiquement insupportable. Pas pudeur, beaucoup n’en parlent pas, et préfèrent parfois quitter l’association sans autre explication. Le dialogue et l’anticipation doivent être la règle.

Pour autant, le remboursement intégral à tous devient une charge financière très importante pour l’association. Il convient d’être prudent pour que les répercussions sur la trésorerie soient acceptables.

Comment limiter les dépenses ?

Modérer votre barème de remboursement

Adoptez un barème de remboursement inférieur à celui des services fiscaux.

Limiter le remboursement à une catégorie de dépenses précise

Par cette méthode vous pourrez éliminer quantité justificatifs pour de petites sommes, et donc le temps d’enregistrement des pièces par votre trésorier. C’est un gain de temps précieux mais un faible levier d’économies. Par contre c’est une action équitable qui s’applique à tous.

Fixer les catégories de personnes bénéficiaires

Si le fait de réduire le nombre de bénéficiaires réduit de facto le total des remboursements, il en découle une différence de traitement, et donc la perte du caractère équitable des modalités de remboursement. Ce qui peut générer à la longue des jalousies, voire des conflits qui seront inévitablement nuisibles à la cohésion de l’association.

Supprimer tout remboursement de frais

C’est une action radicale… et impopulaire. Seul l’effet couperet permet de justifier d’une telle mesure. Mais elle est toujours le résultat d’un manque d’anticipation.

Permettre au bénévole de bénéficier d’une réduction d’impôt

Dans son infinie bonté (!) le législateur a prévu de tenir compte de l’implication des millions de bénévoles au service des associations d’intérêt général (plus précisément aux associations qui relèvent de l’article 200 du code général des impôts), en leur permettant de déduire de leur revenu imposable les sommes engagées pour le bon fonctionnement de l’association. Encore une fois le principe est que cela soit vérifiable et que cela corresponde à un besoin.

Le barème est alors fixé chaque année. Pour 2015, il était de 0,308 euros du km pour les voitures et de 0.120 euros du km pour les vélomoteurs, scooters, et motos (source service-public.fr).

Même si la procédure vous parait un peu lourde, nous conseillons de préciser les modalités de remboursement dans une délibération du conseil d’administration. Prévoyez également un registre qui permettra en cas de contrôle de prouver (par rapprochement) que les dates de déplacement des bénévoles correspondent aux motifs évoqués.

Dans ce cas reportez-vous au site service-public.fr (lien direct) qui décrit clairement la procédure à suivre.

Lire également le sujet de associations.gouv.fr (lien direct) et sa fiche pratique avec un modèle de fiche de déclaration de frais.

Pour info, le barème kilométrique 2015 (source service-public.fr)