Avec le retour des mesures sanitaires qui frappent les salles de sport et les gymnases, la question des demandes de remboursements revient en force.

Nous avons toujours beaucoup de courrier d’adhérents qui se disent insatisfaits de la réponse des clubs. Et presque autant de dirigeants qui manquent de ressources face à cette question.

La confusion peut venir des media qui emploient indifféremment le terme de “club sportif” pour une salle de sport du secteur marchand, ou une association sportive.

Mais la confusion est parfois entretenue par le club, par manque de connaissance, par manque d’anticipation ou par défaut de communication vers les adhérents.

Défaut de connaissance et d’anticipation

La question n’a pas été souvent relayée par les fédérations. De ce fait les dirigeants bénévoles, qui manquent parfois d’expérience ne savent pas quoi répondre. Ils imaginent des solutions qui ne garantissent pas une protection juridique à l’association.

Ainsi l’on m’a rapporté le cas d’un club qui exige de faire signer une décharge à chaque adhérent, qui l’engage à ne pas demander de remboursement en cas de fermeture liée au Covid-19. C’est une mesure bien compliquée, alors qu’il suffit d’inclure cette notion de non remboursement dans vos statuts.

La simple mention dans les statuts : « En aucun cas, il ne sera procédé à un remboursement des adhésions. », suffit à protéger l’association. Car l’adhésion implique le respect des statuts de l’association.

L’actualisation des statuts d’une association peut se faire à n’importe quel moment de l’année. Voyez ce que prévoient vos statuts :

Infographie remboursement des adhésions

Un manque de communication vers les adhérents

Si les clubs ont communiqué pour garder le lien avec les adhérents, tous ne l’ont pas fait pour cette question des demandes de remboursement.
C’est un point de communication interne qu’il convient de traiter par email et non sur les réseaux sociaux.

Ne pas le faire revient à laisser planer le doute. Or en cette période, tout ce qui alimente le doute freine le choix de se réengager auprès du club. Plus le message est clair, moins il y aura de contestation.

Employez autant que faire se peut le terme “association” pour toute explication relative au fonctionnement.

Un nouveau coup d’arrêt aux activités

Les infos que nous recevons indiquent que la majorité des adhérents des clubs n’a pas demandé de remboursement. Cet article de La Croix confirme l’état d’esprit général des familles. Les clubs qui subissent à nouveau un arrêt de leurs activités vont être relancés sur cette question. Mon conseil est de jouer la transparence :

Préparer une réponse qui présente la situation du club, ce qu’il a perçu comme aides, sa situation, et pourquoi il n’est pas souhaitable de procéder à des remboursements, ou que vos statuts ont force de loi.

La même réponse sera adressée pour toute réclamation. Sauf les inévitables cas particuliers auxquels vous ajouterez le traitement spécifique de leur question. La constance de votre message suffira à éliminer les interprétations.

Privilégiez des solutions alternatives

Nous avions déjà traité ce sujet dans cet article. Les solutions possibles sont :

  • Le report des prestations ou la date de fin de validité de l’adhésion.
  • Si l’activité constitue une prestation de services donnant lieu au paiement d’un prix autre que la cotisation, le remboursement ne doit être envisagé que si ladite activité ne peut être décalée dans le temps.

Avis aux particuliers et adhérents qui me posent de nombreuses questions. Je vous remercie de l’intérêt que vous portez à mes publications, mais je n’ai pas le temps de vous répondre individuellement. Nauleau Sport est un cabinet conseil pour les associations sportives. Les conseiller, justement dans le but de satisfaire les adhérents, ne me laisse aucun répit.

D’une façon générale, on peut dire que l’association est régie par ses statuts et son règlement intérieur, que tout adhérents accepte au moment de son adhésion. Le manque de communication et d’explications de la part des clubs est relativement rare, mais cela existe. La solution est toujours dans le dialogue.

Thierry Nauleau

Remboursement des adhésions : la confusion perdure

Un avis sur « Remboursement des adhésions : la confusion perdure »

  • 13 novembre 2020 à 13 h 41 min
    Permalien

    bonjour
    Membre d’un club, je me pose la question suivante :
    Le club a décidé de rembourser prorata temporis la quote part de cotisation liée à la période de fermeture du club.
    Le remboursement se fait à la demande des membres sur une période s’étalant de juin à septembre
    La communication a été faite par mail non dédié et n’était pas précisée dans l’objet du message et dans le magazine du club envoyé aux membres par courrier.
    Je tiens à préciser que l’appel de cotisation annuelle est sont faits par courrier
    Ni mon épouse ni moi-même n’avons reçu ces documents
    J’ai été informé fortuitement de ce dispositif par un membre au mois d’octobre
    J’ai demandé de pouvoir bénéficier du dispositif. La réponse est négative car le délais est forclos.
    Ma question est la suivante :
    Quels sont mes recours pour pouvoir bénéficier de cette mesure.

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