La difficulté à déléguer est fréquente chez les dirigeants d’associations. Elle en devient parfois un frein à l’engagement bénévole dans la mesure où l’image renvoyée du dirigeant est celle d’une surcharge de travail permanente.

Pourquoi les bénévoles ont-ils si souvent peur de déléguer ?

La première raison invoquée est « le travail ne sera pas fait aussi bien que si je le fais moi-même ». Cette phrase exprime deux aspects du problème : d’une part il y a le constat que les autres personnes vont faire différemment. C’est une constante du bénévolat. Chaque personne a un parcours de vie différent. Les expériences et les apprentissages conduisent à envisager chaque mission, et presque chaque tâche avec un œil différent. Par nécessairement moins bien, juste différent. C’est une question de confiance en l’autre.

L’autre aspect du problème est l’apprentissage des missions du dirigeant. Lorsque l’on reproche à une personne de ne pas faire correctement le travail, posons-nous la question : ai-je pris le temps de le former ? Nous sommes nombreux à avoir appris « sur le tas ». Mais les choses ont changé. Si vous ne prenez pas le temps de former les nouveaux venus, si vous ne dites pas que vous allez prendre le temps de les former, alors il y aura très peu de volontaires pour vous aider.

La seconde raison invoquée est la perte de temps. Le dirigeant est toujours sous la contrainte du temps et des exigences des partenaires de l’association. Les tâches s’ajoutent quotidiennement, plus vite que nous ne pouvons les réaliser. Le dirigeant d’association fait des choix en permanence pour pourvoir sortir les priorités. Il s’habitue à travailler vite et parfois sans consulter toutes les parties prenantes. Donc attendre un bénévole parce qu’il a besoin de temps pour produire un travail devient rapidement insupportable. La solution réside dans l’anticipation.

Déléguer pour aller plus vite

Votre quotidien de dirigeant bénévole est ponctué de petites tâches qui consomment l’essentiel de votre temps. Il y a aussi les tâches que vous avez accepté de faire parce que personne sur le moment n’était disposé ou ne savait pas le faire.

Il est temps de refaire le point de l’ensemble des tâches que vous accomplissez pour trier ce qui est important et de votre ressort ou de votre responsabilité de dirigeant, et ce qui peut être délégué.

En déléguant ces tâches moins importantes, vous récupérez du temps et vous allez plus vite à l’essentiel. D’autant que vous vous êtes probablement lassé des certaines et qu’elles seront réalisées plus rapidement par une nouvelle personne.

Déléguer pour responsabiliser et pour motiver

Confier une mission à une personne dont l’implication dans l’association est récente nouvelle montre que vous lui faites confiance. La confiance est motivante. La motivation a souvent pour effet d’atteindre plus rapidement un résultat ou la réalisation d’un projet.

Vous responsabilisez la personne par la même occasion. Deuxième point valorisant pour un nouveau bénévole, quel que soit son âge.

Ne pas confondre déléguer et se débarrasser

Attention à ne pas tomber dans le piège de vouloir se débarrasser de tâches ingrates ou de vouloir échapper à certaines responsabilités qui vous pèsent. Si tel est le cas, il faut envisager de trouver un adjoint. Si une tâche vous semble ingrate, elle le sera aussi pour une autre personne. Partagez le travail avec un binôme ou confiez-là à un binôme de préférence. L’émulation du travail partagé suffit bien souvent à ce que la tâche soit réalisée dans les temps.

Gardez à l’esprit que le bénévole est celui qui veut bien… [Benevolus, de bene, bien, et volo, je veux].

Comment déléguer ?

1 – Anticipez ! Vouloir déléguer dans l’urgence ne marchera qu’une seule fois.

2 – Faire le tri parmi vos missions et vos tâches. Poser les choses sur le papier permet d’avoir une vision claire de ce qui vous incombe de part le niveau de responsabilité.

3 – Pour chaque tâche à déléguer, décrivez (toujours par écrit) l’échéance, ce qu’on attend de la personne et qui sera le référent en cas de besoin.

4 – Réfléchissez quelques instants pour trouver la personne apte à exécuter cette mission. Évitez d’envoyer un email qui ne serait qu’un listing des choses à déléguer. Écrire à tout le monde c’est écrire à personne, car personne ne se sent concerné.

5 – Prenez le temps de former la personne. Ce temps que vous lui accordez est très valorisant pour la personne. Il permet aussi de vous rassurer sur la façon dont le travail sera fait et sur le respect de l’échéance.

Si cet article suscite des questions de votre part, écrivez-moi en commentaires ou en rubrique contact. Je prendrais le temps de vous répondre.

Thierry Nauleau

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